Пять лет назад компания «Газпром добыча Надым» начала переход на систему электронного документооборота. В результате проекта, оператором которого стала ЭТП ГПБ, предприятию удалось вдвое снизить расходы на бумагу и в два раза увеличить производительность сотрудников, заключающих договоры. Этот опыт стал базой для дальнейшей цифровизации всех компаний группы «Газпром», и теперь ЭДО используют уже в 150 ее дочерних обществах.
Удаленность от контрагентов и требования 223-ФЗ
«Газпром добыча Надым» — 100-процентное дочернее предприятие ПАО «Газпром». Оно занимается добычей и подготовкой газа и газового конденсата. В состав компании входит 14 специализированных филиалов, 13 действующих газовых промыслов. В ней работает около 10 тыс. сотрудников.
Пять лет назад в «Газпром добыча Надым» в партнерстве с ЭТП ГПБ начали внедрять электронный документооборот. Стимулом стали изменения в 223-ФЗ, согласно которым заключать договоры по результатам конкурентных закупок, проводимых среди субъектов МСП, требовалось в электронной форме. При этом на получение, согласование и подписание документов отводилось всего 20 дней.
«Наши поставщики и подрядчики распределены по всей территории страны, — объясняет Евгений Бокач, начальник отдела подготовки и проведения закупок «Газпром добыча Надым». — Мы же находимся на севере Западной Сибири и сильно удалены от большинства из них. Для нас ЭДО — жизненная необходимость, так как почтовая пересылка занимает минимум неделю». При бумажном документообороте сотрудники тратят время, чтобы получить документы на почте, вручную их отсканировать и передать во внутреннюю ИТ-систему компании.
Внедрить за 8 месяцев
Проект по внедрению ЭДО стартовал в апреле 2018 года и проходил в несколько этапов.
«Сам продукт уже был готов на момент внедрения, но мы дорабатывали его под клиента, чтобы настроить интеграцию со сложным ИТ-ландшафтом компании и повысить удобство использования веб-клиента», — говорит Виталий Занин, руководитель проекта Электронный документооборот в ЭТП ГПБ.
Весь процесс занял около 8 месяцев, и уже в ноябре 2018 года компания «Газпром добыча Надым» подписала электронной подписью первый договор с одним из своих поставщиков.
Переход к безбумажной реальности
Сначала не все контрагенты были готовы перейти на новую систему, вспоминает Евгений Бокач. За первые три года компании удалось подключить около 300 компаний-партнеров, а затем в дело вмешалась пандемия.
Многие сотрудники «Газпром добыча Надым» и компаний-партнеров перешли на удаленку. Логистика усложнилась, увеличились сроки и стоимость доставки документов. «Из-за этого ценность электронного документооборота резко возросла. Его отсутствие начали воспринимать как неготовность к новым реалиям», — отмечает эксперт.
Облегчить переход для партнеров помогла методологическая поддержка экспертов ЭТП ГПБ, которые выстроили систему помощи и обучения по работе с ЭДО. В итоге предприятию удалось наладить электронный документооборот с 757 контрагентами, а количество подписанных в системе договоров исчисляется тысячами.
Меньше картриджей, выше безопасность
Благодаря внедрению ЭДО «Газпром добыча Надым» снизила затраты на печать документов в два раза. «Раньше мы меняли картриджи в принтерах каждые 2–3 месяца, а теперь их и на год хватить может», — говорит Евгений Бокач.
Вдвое выросла производительность команды. «Если раньше за восьмичасовой рабочий день человек мог обработать 50 документов, то теперь эта цифра доходит и до 100. В итоге мы сильно выигрываем в скорости процессов и быстрее закрываем один из четырех этапов договорной работы. На согласование и подписание уходит от 10 до 30 дней вместо 60 при бумажном формате, — рассказывает эксперт. — Это дает запас времени на других этапах и гарантирует, что мы не нарушим законодательство и внутренние требования ПАО “Газпром” к срокам заключения контрактов».
Все документы безопасно хранятся на защищенных ресурсах ЭТП ГПБ, при этом сотрудники в любой момент могут получить к ним доступ.
От договоров к счетам и актам
Результаты внедрения ЭДО в «Газпром добыча Надым» показали, что успешную практику надо масштабировать. Сегодня к системе электронного документооборота ЭТП ГПБ подключено уже 150 компаний группы «Газпром», а более 50% всех ее договоров по результатам закупок заключаются в электронном виде. «Следующий шаг — оцифровать и другие документы: бухгалтерские, исполнительные, первичные учетные», — говорит Виталий Занин.
«В перспективе мы хотим настроить бесшовный документооборот из внутренней системы нашей компании в ЭДО ЭТП ГПБ. Это очень сложная задача, но у нас с коллегами все получится», — уверен Евгений Бокач. По его словам, кейс по внедрению ЭДО в «Газпром добыча Надым» стал хорошим примером для других компаний группы «Газпром» и уверенным шагом к цифровой трансформации ПАО «Газпром». И символично, что проект стартовал 12 апреля, в День космонавтики.