Как известно, при проведении электронного аукциона все требования и условия максимально прозрачны. Нет необходимости тратиться на рекламу, ведь на портале размещены конкретные заказы. Для участия достаточно выхода в интернет и электронной подписи. На первый взгляд, все достаточно просто. Вместе с тем, ежедневно происходит отклонение заявок, вследствие чего, большое количество участников не допускаются к аукционам.
Причиной отклонения заявки, как правило, являются ошибки при ее составлении. Чтобы избежать неудачи, потенциальный поставщик должен знать о них.
В первую очередь, стоит помнить, что, кроме электронных аукционов, проведение которых регулируется 44-ФЗ, есть еще запрос котировок, конкурс и запрос предложений. Они пока проводятся в бумажном виде (с 2017 года их также планируют перевести в электронный вариант). Самая распространенная ошибка в этом случае – заявка не подается в отведенные для этого сроки. Особенно часто это случается, если торги проводятся в других регионах. В этом случае выход один – необходимо наперед просчитать лучший вариант доставки, чтобы подать заявку своевременно (почта, курьерская служба или личная подача). Ведь документы даже с самыми лучшими условиями, если они поданы после окончания приема заявок, попросту не учитываются. Кроме этого, если заявка не помещается на одной странице, обязательно надо пронумеровать листы, прошить их и скрепить заверительной подписью.
Если принято решение участвовать в электронном аукционе, необходимо учесть, что он является самым распространенным видом торгов. Следовательно, ошибок здесь есть гораздо больше и допускаются они намного чаще.
Во-первых, необходимо держать в поле зрения сроки аккредитации на электронной торговой площадке. Как правило, они составляют до 5-ти рабочих дней с момента подачи заявки на регистрацию. За это время необходимо успеть перечислить обеспечение заявки, без этого участие в аукционе невозможно.
Во-вторых, еще до подачи документов на участие стоит сделать финансовый анализ закупки. Необходимо оценить маржинальность проекта и целесообразность участия в нем. Также обязательно следует обозначить конечную минимальную сумму заказа. В противном случае есть все шансы поддаться азарту и заключить невыгодную сделку. После подачи заявки выполнять все выше перечисленные действия будет уже поздно, так как, документально заявляя о желании участвовать в торгах, потенциальный исполнитель автоматически считается согласным со всеми указанными в документах заказчика требованиями и условиями. Если исполнитель отказывается от подписания договора, его включают в реестр недобросовестных поставщиков на 2 года, причем вносится не только юридическое лицо, но и единоличный исполнительный орган и все исполнители. Если эли лица состоят в других юридических лицах, эти компании также не смогут участвовать в госзакупках.
В-третьих, обязательно следует следить за изменениями в документации. В последний день подачи заявок необходимо просмотреть извещение о закупке. Если изменений нет, можно дожидаться рассмотрения заявки, если же изменения были внесены, необходимо внести коррективы в свою заявку (дается минимум 7 дней) и отправить ее повторно.
В-четвертых, важно знать, что причиной для отклонения заявки может быть отсутствие конкретных характеристик и указания страны происхождения товара. Поводом для отказа могут стать слова и словосочетания типа "не более", "не менее", "выше", "не должен". Их в подаваемых документах не должно быть.
И последней принцип, которому необходимо следовать, чтобы обеспечить успешное участие в торгах – это соблюдать бдительность не только во время подачи заявки, но и в течение всего срока работы с ней. Имеется ввиду актуальность загруженных на электронную торговую площадку документов. Например, часто бывают просрочены доверенности или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (срок ее действия – не более 6-ти месяцев). Расслабляться нельзя до самой победы, ведь известно, что заявку могут снять с участия даже на финишной прямой. Для этого участнику рекомендовано иметь второе настроенное рабочее место (на случай неполадок с компьютером). А при подписании договора самое главное – в 5-дневный срок перечислить обеспечение контракта или получить банковскую гарантию и обязательно приложить платежное поручение с подтверждением перечисления средств. Если не успели – добро пожаловать в список недобросовестных поставщиков.