Торговый портал электронной площадки Газпромбанка (ЭТП ГПБ) сегодня стал для сотрудников отделов закупок привычным инструментом, значительно упростившим их работу. В памяти остались времена, когда нужно было через интернет искать информацию о поставщиках и предлагаемых ими товарах и ценах, проводить маркетинговые исследования рынка, чтобы найти выгодные предложения. На это уходило много времени и денег. Сегодня система позволяет контролировать и затраты, и временные параметры закупки. О том, как эволюционировали закупочные сервисы торговой площадки и как сегодня они упрощают жизнь гигантской компании, рассказывает Александр Мазуров, заместитель начальника департамента 121 ПАО «ГАЗПРОМ».
В начале кратко охарактеризую существующие тренды в проведении закупок нашей корпорацией.
Первый. Целенаправленное проведение закупок непосредственно у производителей, преимущественно у российских. Это важная составляющая общей политики импортозамещения. Сегодня можно говорить об успехах при проведении в Группе «Газпром» закупок материально-технических ресурсов.
Второй. Одним из направлений контрактной стратегии «Газпрома» является проведение совместных закупок. Совместная – это закупка по одному виду – предмету договора, которая проводится одновременно для нескольких заказчиков. Сокращения затрат мы достигаем за счет получения максимальных скидок благодаря объему закупок.
И третий тренд. Проведение среднесрочных (от двух до пяти лет) закупок позволяет и нам, и поставщикам спланировать свою деятельность на перспективу. Это также позволяет нам экономить.
Одно из направлений социальноэкономического развития нашей страны – подъем малого бизнеса. Очевидно, что для этого необходимо упростить взаимодействие крупных заказчиков и небольших компанийпоставщиков. Современные технологии, в частности Торговый портал Электронной торговой площадки Газпромбанка (ЭТПГПБ), позволяют различным компаниям, включая представителей малого и среднего бизнеса, становиться партнерами Группы «Газпром».
Торговый портал
В 21 веке большинство компаний уже ушли от излишней бумажной волокиты при проведении закупок. В их числе и Группа «Газпром». Так, в 2012 г. «Газпром» начал проводить закупки на Электронной торговой площадке Газпромбанка. Более 95% от общего объема конкурентных закупок стало проходить в электронном виде. В январе 2015 года началась эксплуатация Автоматизированной системы электронных закупок (АСЭЗ) ПАО «Газпром».
В начале 2014 года наш Департамент, реализующий единую политику в области закупочной деятельности Группы «Газпром», а также в области управления корпоративными затратами, инициировал создание на ЭТП ГПБ Торгового портала с применением международных стандартов и методик.
В ноябре 2014 г. был запущен Торговый портал Электронной торговой площадки Газпромбанка, или корпоративный Интернетмагазин, с помощью которого специалисты «Газпрома» проводят поиск и выбор ценовых предложений поставщиков для закупок малого объема. Малые закупки (когда цена договора не превышает предельной суммы, установленной приказом ПАО «Газпром», – 500 тыс. руб. без НДС для компаний Группы «Газпром») могут осуществляться без проведения конкурентных процедур (у единственного поставщика). В целях определения цены такого договора используются функциональные возможности Торгового портала, где размещается запрос на предоставление ценовой информации о предмете закупки.
Торговый портал позволяет сотрудникам компаний Группы «Газпром» найти необходимые товары, работы и услуги, разместить запросы на предоставление ценовой информации о них для последующего приобретения в небольших объемах. Для поставщиков это площадка, на которой они могут не только разместить сведения о своих товарах, работах или услугах, но и получить заказ на них. Причем добавить позиции из общего справочника в личный прайслист поставщик может бесплатно, а новые позиции – по расценкам, которые не менялись с 2014 г.
Качество услуг и экспертиза Торгового портала ЭТП ГПБ подтверждаются российскими и международными сертификатами. Систему разработали и обслуживают высококлассные специалисты, которых привлекли к созданию и усовершенствованию Государственной информационной системы промышленности Министерства промышленности и торговли РФ.
Оптимальный результат
До создания электронного сервиса для закупок малого объема дочерние общества осуществляли малые закупки у единственного поставщика по прямым договорам. Сегодня Торговый портал стал для сотрудников отделов закупок дочерних обществ привычным инструментом, значительно упростившим их работу. Раньше им нужно было через интернет искать информацию о поставщиках и предлагаемых ими товарах и ценах, проводить маркетинговые исследования рынка, чтобы найти максимально выгодные предложения. На это уходило много времени и денег. Если требовались уточнения, опять нужно было ждать, теряя время.
Дочерним обществам работа с единым справочником позволяет унифицировать закупки и, в случае потребности в одном предмете, закупать его одновременно для нескольких заказчиков не по розничной, а по мелкооптовой цене. Имеющийся в системе массив маркетинговых данных также позволяет сотрудникам корпорации оперативно находить лучшие ценовые решения и формировать минимальные начальные цены при подготовке конкурентных закупок.
Система позволяет контролировать все прошедшие через нее заказы дочерних организаций и филиалов с возможностью ограничивать денежный лимит объема как одной конкретной закупки, так и годового объема малых закупок в разрезе «месяц», «квартал» и «год». Кроме того, после запуска Торгового портала повысилась скорость и прозрачность обработки данных ценовых предложений при закупках малого объема. Из бизнес-процесса исчез лишний этап взаимодействия с поставщиками и функциональными заказчиками, так как необходимость в постоянном обмене с ними письмами отпала.
Отмечу плюсы работы в Торговом портале для заказчиков: возможность оперативного получения ценовой информации у широкого круга поставщиков (маркетинговое исследование); поиск товаров по атрибутам; отчеты по запросам и заказам; анализ ценовых предложений поставщиков; ведение единой базы товаров, работ, услуг; хранение истории малых закупок; оптимизация затрат. Система позволяет максимально эффективно расходовать денежные средства на приобретение товаров и услуг, предоставляет возможность работы без электронной подписи (ЭП).
Максимально упростился доступ к закупкам Группы «Газпром», что позволяет привлекать много новых поставщиков, в том числе небольшие компании. Важно, что в 2017 г. 90% от общего объема заказов на Торговом портале – это заказы у субъектов малого и среднего предпринимательства. Самые популярные в рамках Торгового портала в 2017 г. заказы – вычислительная техника, компьютерная периферия и оргтехника, продукция химического и нефтяного машиностроения и электротехнические материалы и оборудование.
Автоматизация
Рассмотрим интересный пример. При проведении трехлетних закупок на техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и дорожностроительной техники крайне важно, чтобы выбранная ремонтная мастерская в будущем использовала автозапчасти и материалы преимущественно от производителей и только хорошего качества. К сожалению, раньше заказчикам – предприятиям Группы «Газпром» было сложно это контролировать. Мы решили автоматизировать эту функцию в системе Торгового портала.
С начала 2018 г. в Группе «Газпром» заработала автоматизированная система поиска и отбора поставщиков запасных частей и расходных материалов для технического обслуживания и ремонта автотранспортных средств и дорожно-строительной техники. По условиям договоров трехлетних закупок подрядчики (исполнители) обязаны искать ценовые предложения и приобретать комплектующие через Торговый портал у поставщиков, успешно прошедших процедуру предквалификации в ПАО «Газпром». Ремонтные станции также имеют возможность предлагать и имеющиеся у них запчасти. В результате подрядчики закупают запасные части по лучшим ценам, а заказчики могут это проконтролировать.
В начале февраля 2018 г. наш Департамент провел обучающий семинар, куда были приглашены заказчики, победители трехлетних закупок и поставщики, прошедшие предквалификацию.
Система позволяет контролировать и затраты, и временные параметры закупки. Каким образом? Механизм очень прост. В среднем 40% от общей стоимости договора приходится непосредственно на сами услуги и 60% – на запчасти и расходные материалы. С помощью системы можно отследить, не выходит ли ремонтная мастерская за рамки лимита при приобретении материалов. Анализ динамики позволит учесть этот фактор при заключении договоров в будущем – при необходимости изменить период закупки. Эта возможность важна как для заказчика, так и для поставщика.
Развитие
Торговый портал – живая система, функционал которой постоянно совершенствуется согласно изменениям в законодательстве РФ и которая постоянно дорабатывается, когда в ходе работы в бизнеспроцессах выявляются узкие места. Так в 2017 г. появилась возможность оперативного проведения маркетинговых исследований в целях формирования обоснованной цены договора и автоматизированного определения наиболее выгодных цен. Система позволяет получить буквально тремя кликами предложения от 10 поставщиков и цветом выделяет лучшие (с точки зрения цены) предложения.
На площадку приходят производители, поставщики, заказчики, и каждый – со своей номенклатурой (прайслистами), которые в системе объединяются в единый «облачный» справочник. Например, под предметом закупки «шариковые ручки» заказчики и поставщики могут понимать сотни видов различных ручек. По этой причине могут возникнуть разночтения в названиях товаров, работ и услуг. Служба нормализации каталогизации производит чистку, унификацию описания всех товарных позиций – создается единый классификатор товаров, работ и услуг.
Функционал системы постоянно наращивается. Так, уже в этом году планируется внедрить электронный документооборот, с возможностью интеграции с системой 1С и внешним сервисом электронного документооборота; создать реестр прозводителей товаров, работ и услуг с возможностью прикрепления документов, подтверждающих качество и факт производства товаров тем или иным производителем (с опцией подтверждения данных документов сотрудниками структур Министерства промышленности и торговли РФ прямо в системе); создать систему рейтингов поставщиков и заказчиков, в которой бизнес-партнеры будут иметь возможность оценивать друг друга. Таким образом, предприятия Группы «Газпром» активно и успешно используют Торговый портал в своей работе. Что касается поставщиков, оказывается, что стать бизнес-партнером «Газпрома» не так уж и сложно. Нужно просто воспользоваться постоянно расширяющимися возможностями, которые предлагает корпорация своим потенциальным поставщикам.
В завершение отмечу, что, помимо основного функционального назначения, запуск портала – это одна из составляющих работы по сокращению затрат, которая постоянно ведется в Группе «Газпром».