Несколько месяцев назад Россельхозбанк поставил задачу по переведению собственного документооборота в электронный вид. Цифровым должен был стать весь закупочный цикл, в том числе – заключение договора с единственным поставщиком. Коронакризис и последовавший за ним режим самоизоляции сделал цифровизацию жизненно необходимой: значительная часть сотрудников банка перешла на удаленную работу, контакты с контрагентами были ограничены. Как ЭТПРФ помогла банку сделать закупки цифровыми и что из этого вышло, рассказывает управляющий директор ЭТПРФ Александр Геллер.
– Какое главное нововведение ЭТПРФ предложила банку?
– Наш сервис «Прямой сделки», который мы создали год назад, но оперативно модернизировали под нужды Россельхозбанка. Сервис дает возможность поставщику и заказчику обменяться электронными подписями на договоре, не проводя оплат. В результате появляется официальный документ, подтверждающий заключение договора в электронной форме. На электронном документе стоит штамп, он служит центральным определяющим заключения сделки, фиксирует ее.
Необходимые действия максимально просты: открыть окошко, загрузить документ, нажать клавишу, чтобы подписать документ. Заказчик получает договор, также нажимает на подпись, публикует. Подписанный документ доступен и заказчику, и поставщику в «Личном кабинете».
Через «Прямую сделку» можно не только заключить договор, но и внести в него правки, дополнить, расторгнуть. Все изменения происходят в течение нескольких секунд.
– Какие доработки вы внесли в имеющийся у вас сервис по заключению договоров в электронном виде?
– Для каждого заказчика ЭТПРФ делает бесплатные доработки. Россельхозбанк давал нам ежедневные правки, которые мы вносили за день-два, адаптируя под банк инструментарий сервиса.
Кстати, иногда приходилось менять целые разделы. Например, обычно на ЭТПРФ в договор между заказчиком и поставщиком автоматически «подтягивается» из предварительных извещений большой массив информации. Но «Прямая сделка» таких извещений не предусматривает, так что совместно с Россельхозбанком мы разработали форму, которую контрагенты должны заполнить для заключения договора. Это была серьезная задача: информация должна быть подробной, но не избыточной, вряд ли контрагенты захотят заполнять таблицу из 40 строк.
– Будут ли другие клиенты пользоваться «Прямой сделкой»?
– Сервис стал доступен для других клиентов, как только мы с Россельхозбанком протестировали его. Кстати, почти одновременно с банком «Прямую сделку» внедрила госкорпорация «Ростех».
Широкому применению сервиса серьезно способствовал карантин. Но, как мы сейчас видим, инструмент прижился, он востребован заказчиками даже после снятия режима самоизоляции. Тем более, «Прямая сделка» бесплатна и для заказчиков, и для поставщиков.
– Могут ли другие пользователи «Прямой сделки» редактировать шаблон?
– ЭТПРФ много лет работает как конструктор с большим набором шаблонов, которые можно настроить индивидуально под каждого клиента. Для каждого нового заказчика мы в течение часа создаем индивидуальный шаблон. Он может быть жестким, гибким и максимально свободным, в зависимости от бизнес-процессов клиента. Жесткий шаблон представляет собой фиксированный набор полей, строк и этапов, которые не могут меняться в ходе работы. Гибкий шаблон предусматривает возможность повторения отдельных этапов. Например, переторжка может проходить не один раз, а после каждого этапа торгов. Используя свободный шаблон, заказчик в процессе закупки, к примеру, может добавлять дополнительный строки в требования к заявке участников.
Шаблон «Прямой сделки» тоже поддается многосторонней настройке под заказчика. Вплоть до мелочей, когда мы можем создать «Личный кабинет» клиента в его корпоративных цветах.
– Во время коронакризиса появилось множество цифровых сервисов, направленных на обеспечение работы компании в условиях самоизоляции и удаленного делового общения. Останутся ли эти цифровые продукты по-прежнему востребованными, когда социальное напряжение станет слабее?
– Я думаю, что в ближайшие годы такие продукты будут развиваться все активнее поскольку необходимость в гибких и надежных цифровых сервисах сейчас как никогда высока. Весь сектор электронных торгов получил серьезный толчок для роста: сократился один из важных элементов коммерции – очные встречи. В ближайший год мы будем с опаской ходить в общественные места, этот тренд продолжится и в следующем году.
Кстати, в прошлом году полный перевод государственного заказа в электронную форму вызвал массу недовольства на рынке. Теперь страшно представить, что бы было, если бы мы этого не сделали. Госзаказ перенес карантин гораздо лучше, чем коммерческий сектор. И сейчас одна из целей ЭТПРФ – выстроить удобную и практичную цифровую систему для коммерческого заказа, подготовить для нее набор инструментов для обеспечения удаленной работы.
Беседовал Герман Калышев.