Номенклатурные справочники, которые используются для учета и закупки товарно-материальных ценностей в компаниях, могут содержать ошибки, что приводит к необоснованным затратам. До 20% позиций, которые повторно заказываются, оказываются уже имеющимися на складе из-за неправильного учета. Вместе с Инной Борсовой, руководителем сервиса НСИ ЭТП ГПБ, мы рассмотрим причины возникновения ошибок в каталогах, методы их устранения и как это может повлиять на компанию.
Инна Борсова говорит: “Организации закупают необходимые товары – от шариковых ручек до промышленных станков – по своим каталогам, которые содержат сотни тысяч позиций. В среднем, крупные компании используют 65–80 тысяч записей, но в справочнике могут храниться и более полумиллиона. По этим же справочникам товары приходуют на склад, учитываются в работе, перемещаются между складами и со временем списываются.”
Часто каталоги ведутся хаотично: отсутствуют единые правила добавления позиций или простой алгоритм для проверки, была ли уже заведена карточка товара. В результате возникают ошибки. Например, подразделение компании запрашивает закупку: «Ручка шариковая черная». Нет остатков по такой статье, и ручки закупаются, хотя на самом деле они уже лежали на складе и были оприходованы как «А/р черн., шариковая, 1 мм». В итоге предприятие несет лишние расходы.
Инна Борсова приводит еще один пример: “Производители запчастей часто обновляют каталоги и меняют артикулы товаров, и заказать запчасть после этого можно только по новому номеру. Специалист на стороне заказчика может внести в каталог новый артикул, например, Б-12 вместо А-12 для той же крышки бензобака, а об остатках по старому забыть – и на складах останется неликвид.”
Наиболее распространенные ошибки в справочниках:
1. Дублирование позиций (например, есть и “Шариковая ручка” и “Ручка шариковая”).
2. Отсутствие достаточных характеристик для идентификации позиции (например, “Ручка” без указания цвета).
3. Некорректная структура справочника (например, дублирование категорий “Канцтовары” и “Ручки шариковые”).
Почему ошибки становятся проблемой?
Бизнес терпит убытки: если строители закупают “гвозди и шурупы” не того размера. Проект затягивается, а средства замораживаются в неликвиде. Устранить такие проблемы проще в маленькой организации, где прораб может лично объяснить закупщикам, что необходимо заказать. Однако в крупных компаниях это сложнее: заказчик и тендерный специалист могут находиться в разных регионах и общаться через заявки. Если у них нет общего унифицированного каталога, то неизбежно возникают избыточные запасы и лишние расходы на закупку однотипных товаров. В таком случае невозможно проверить, по каким ценам компания их уже закупала, и нельзя увидеть, что новый поставщик завысил цены.
Такие несоответствия являются одной из основных причин, по которым компании задумываются об исправлении ошибок в справочниках (нормализации).
Инна Борсова рассказывает: “Один из наших клиентов обнаружил, что разные филиалы закупали на первый взгляд одинаковые трубы с большой разницей в цене. Возник вопрос: почему? Оказалось, на севере брали трубы из дорогой стали, которая подходит для низких температур, но такие нюансы не были отражены в каталоге. Чтобы каждый раз не проводить проверки вручную, компания задумалась о нормализации. Еще одним поводом для нормализации номенклатуры часто становится необходимость проведения оптовой закупки для снижения цены поставщика за объем: филиалы по-разному подают заявки на одинаковый товар, что делает объединение позиций в одну группу очень трудоемким.”
Нормализация каталога своими силами:
Часть проблем можно устранить самостоятельно с помощью чек-листа, составленного экспертами сервиса НСИ ЭТП ГПБ:
1. Выгрузите список позиций из каталога в Excel и найдите дубликаты – как явные, так и скрытые, например, те, которые отличаются символами, такими как двойной пробел или знак в размерном ряду (3х22 и 3*22). Дубликаты следует удалить, а остатки по ним объединить в одну позицию.
2. Проверьте “мусорные” позиции, состоящие из одного слова (например, просто “Ручка”). В таких случаях недостаточно данных для идентификации. Их следует уточнить или запретить использовать в закупках и учете.
3. Настройте правила для обнаруженных ошибок, например, запретите двойные пробелы в названиях позиций или использование латинских символов вместо кириллицы, где это необходимо.
20% проблем можно устранить при помощи этих мер. Оставшиеся ошибки, по словам Инны Борсовой, придется проверять вручную. Она приводит следующий пример:
“Допустим, в каталоге есть позиция: труба, 100х20, ГОСТ такой-то. Но после изучения стандарта выясняется, что трубы в нем начинаются с диаметра 120, а не 100 мм”.
Вручную проверять долго, ревизия всех позиций занимает много времени. Штатному специалисту по НСИ в среднем удается проверить 60 позиций в день, если он занимается только этим. Чтобы нормализовать каталог с 65-80 тысяч позиций в разумные сроки (несколько месяцев, а не лет), потребуется 15-20 сотрудников. Однако в большинстве компаний такого большого подразделения НСИ нет, и обычно проще обратиться за внешней помощью к специалистам.
Нормализация каталога с помощью внешнего сервиса:
Использование внешнего сервиса для нормализации каталога может быть эффективным решением, особенно для крупных компаний. Эти сервисы предлагают автоматизированные алгоритмы для проверки и нормализации данных, используя современные методы машинного обучения. Они могут обрабатывать большие объемы информации, выявлять ошибки и предлагать варианты исправления.
Такие сервисы могут предложить следующие возможности:
1. Поиск и объединение дубликатов позиций.
2. Автоматическое заполнение недостающих характеристик позиций.
3. Проверка справочников на соответствие стандартам и правилам.
4. Импорт и экспорт данных в различных форматах.
5. Улучшенный поиск и фильтрация позиций в каталоге.
С помощью внешнего сервиса можно значительно ускорить процесс нормализации каталога и снизить риски ошибок. Однако перед использованием такого сервиса рекомендуется провести тестирование и оценить его эффективность и соответствие требованиям вашей компании.
В итоге нормализация корпоративного справочника позволит сократить избыточные расходы на закупки, уменьшить ошибки и повысить эффективность бизнес-процессов в компании. Это поможет улучшить контроль над запасами, оптимизировать расходы и повысить общую производительность.
Команда сервиса НСИ ЭТП ГПБ приступает к нормализации справочника, начиная с уточнения целей заказчика. По словам Инны Борсовой, их цель – устранить потери и централизовать закупки, сделав процесс более эффективным. Важным этапом является “грубая очистка” в соответствии с инструкцией, где эксперты удаляют “мертвые” позиции, не имеющие остатков, движений за последние годы или планов по закупке.
По словам Инны Борсовой: “Классификатор и структуру каталога разрабатываются с учетом задач заказчика. Одной горнодобывающей компании хватит общего раздела ‘Взрывчатые материалы промышленного назначения’. Другой важно детализировать: ‘Материалы’, ‘Средства инициирования взрыва’, ‘Оборудование’ – возможно, для каждой категории в организации разные внутренние заказчики. И мы строим каталог так, чтобы им было удобно”.
Также, согласно Инне Борсовой, каталог адаптируется под особенности ИТ-систем заказчика: “В 1С можно добавлять описания позиций из 150 символов, а в SAP – только из 40. Поэтому под это решение создаются понятные краткие наименования”.
Инна Борсова также обсуждает автоматизацию рутины, связанной с каталогом: “Например, можно задать правило, что всем позициям, которые приходуют по категории ‘Запчасти’, будет автоматически присваиваться счет учета 10.09. Тогда бухгалтерам не придется выставлять его вручную – достаточно поправить редкие исключения”.
По словам Инны Борсовой, они также настраивают жесткие шаблоны записей и проводят параметризацию позиций: “Не получится создать позицию в категории ‘Трубы стальные’, не указав марку стали, диаметр и толщину стенки, нормативный документ”.
Она также отмечает, что процесс нормализации в 60–70 тысяч позиций обычно занимает около полугода, в зависимости от сложности каталога. Инна Борсова подчеркивает важность постоянного мониторинга и обновления справочника для дальнейшего управления или продолжения его поддержки.
В заключение, Инна Борсова подчеркивает преимущества нормализации справочника: “Прозрачность закупок и учета для руководства компании. Минимизация невостребованного запаса. Возможность выбрать лучшего поставщика с наилучшими условиями. Интеграция индивидуального каталога заказчика с базовым справочником ЭТП ГПБ, позволяющая получать предложения от сотен тысяч поставщиков”.
Она также предоставляет примеры результатов нормализации: “Например, справочник энергетической компании сократился на 77% после нормализации, что привело к снижению затрат на ведение справочника и службу НСИ на 60%. В случае предприятия в сфере ЖКХ удалось вычистить из каталога 60% дубликатов и устаревших данных, что привело к снижению затрат на ведение справочника и службу НСИ на 63%”.
Инна Борсова подчеркивает, что нормализация справочника не решает все проблемы компании, но предоставляет топ-менеджменту данные для стратегических решений, а сотрудникам – инструменты для эффективной работы. Она также подчеркивает, что при использовании этих инструментов через год-два после нормализации можно значительно улучшить бизнес-результаты.