Многие участники закупок до сих пор работают с бумажными документами. Однако у них есть реальная возможность в два раза ускорить процесс заключения договора и существенно сократить затраты на обработку документов, рассказывает Виталий Занин, руководитель проекта ЭДО ЭТП ГПБ.
– Какие документы сопровождают процесс закупки на ЭТП ГПБ?
Виталий Занин: Процесс закупки на электронной торговой площадке сопровождается большим количеством документов, начиная от размещения заявки на участие в закупочной процедуре и заканчивая заключением контракта. Применительно к электронному документообороту (ЭДО), в первую очередь интересен процесс заключения контракта по результатам закупки.
После публикации протокола начинается подписание договора между заказчиком и поставщиком. В процессе реализации контракта формируются документы о его исполнении и завершении – это дополнительные соглашения, бухгалтерские документы и т.д. Все это можно перевести в электронный вид при помощи системы электронного документооборота ЭТП ГПБ.
ЭТП ГПБ является оператором ЭДО и соответствует всем законодательным требованиям, предъявляемым к таким организациям. Мы имеем право передавать любые документы: как финансовые, так и неформализованные договоры, дополнительные соглашения, чертежи, протоколы разногласий и т.д.
У нас есть собственный удостоверяющий центр, то есть мы можем обеспечить всех участников ЭДО электронной подписью (ЭП). И конечно, мы принимаем для использования в системе любые электронные подписи.
– Какие сложности возникают в процессе организации документооборота между заказчиком и поставщиком?
– Сложности, как правило, связаны с обработкой бумажных документов, начиная с момента их создания и до отправки контрагенту. Все это происходит вручную и занимает много времени. Также много времени уходит на доставку документов второй стороне.
Еще одна сложность – при создании бумажных документов часто возникают ошибки, и тогда их надо переделывать, переподписывать, снова заводить в учетную систему компании, а это требует дополнительного времени и ресурсов.
Хранить бумажные документы также неудобно и недешево. Более того, найти необходимый документ в бумажном архиве довольно сложно.
– Какие возможности предоставляет ЭТП ГПБ?
– Система ЭДО ЭТП ГПБ – это облачное решение, которое доступно с любого рабочего места после небольшой настройки: установки программного обеспечения «КриптоПро» и подключения электронной подписи. Мы помогаем подключиться к системе как заказчику, так и его поставщикам.
После победы в конкурсе поставщик загружает в систему ЭДО проект договора, подписывает его ЭП и направляет заказчику на согласование и подписание. Заказчик получает договор, загружает в свою информационную систему, проводит согласование и подписывает своей электронной подписью. Сразу после этого обе стороны имеют на руках оригиналы документов.
Система ЭДО имеет открытый API, который позволяет интегрировать ее практически с любой учетной системой. На текущий момент реализована интеграция ЭДО с программным обеспечением «1С». Мы также работаем над возможностью интеграции с SAP, но пока загрузка документов в эту систему происходит через web-интерфейс.
В целом ЭДО позволяет обмениваться любыми документами: не только договорами, но и актами, счетами-фактурами, универсальным передаточным документом, всеми видами корректировочных документов. В ней имеется встроенный конструктор этих документов, то есть их можно создавать непосредственно в ЭДО.
Мы предусмотрели дополнительные сервисы, которые упрощают работу с системой для поставщиков. Они могут прямо в web-интерфейсе провести согласование документа перед отправкой его заказчику. Система позволяет осуществлять разграничение видимости документов, то есть каждый сотрудник будет работать только со своими документами. Это очень удобно, когда разные подразделения работают с разными заказчиками и, соответственно, с разными видами договоров. Также можно разграничить роли сотрудников: кто-то получит право подписи, кто-то – только возможность загружать документы и отправлять их на подписание.
Немаловажно то, что в системе можно работать без ЭП – она необходима только на этапе подписания документа. Таким образом, пользователи, у которых нет ЭП, а таких большинство, могут работать по логину и паролю. Это позволяет заказчику существенно сэкономить на оформлении ЭП.
Зарегистрированные на площадке поставщики также могут использовать ЭДО для взаимодействия с заказчиками, которые работают с другим оператором ЭДО: ЭТП ГПБ готова предоставить услуги по заключению роумингового соглашения.
– Каковы преимущества использования ЭДО?
– Преимущества использования ЭДО очевидны. Во-первых, это существенное сокращение времени на пересылку и обработку документов за счет того, что их передача и поступление во внутренние системы происходит мгновенно как в случае интеграции ЭДО с внутренними системами, так и при использовании простого web-интерфейса.
Во-вторых, это экономия денежных средств на пересылку. Отправка одного документа «Почтой России» в среднем обходится в 50 рублей, а курьерской службой – еще дороже. В ЭДО средняя стоимость отправки электронного документа составляет 4-5 рублей. Плюс экономия на бумаге, картриджах. И конечно, экономия человеческого ресурса – электронные документы не надо печатать, упаковывать в конверты, писать на них адрес, а затем нести на почту.
В-третьих, все электронные документы хранятся в электронном архиве в структурированном виде. А значит, они всегда под рукой, их легко найти по атрибутам: названию контрагента, типу документа и так далее, а также собрать необходимую статистику: сколько документов, с кем, за какой период было подписано. Также в электронном архиве гораздо удобнее искать документы для предоставления в проверяющие органы.
Приведу один пример. До внедрения ЭДО у одного из наших заказчиков на заключение договора уходило более 30 дней. Переход на электронный документооборот позволил сократить этот срок до 15 дней. При этом заказчик сразу получает оригинал документа, а не его скан-копию.