Закупки малого объема в большинстве бюджетных организаций до сих пор проводятся вручную. Эксперты уверены, что внедрение специального ПО способно повысить их эффективность и минимизировать риски приобретения продукции и услуг низкого качества. Пользователи же хотят сохранить за собой право самостоятельного выбора поставщика.
Уровень автоматизации закупок малого объема остается крайне низким, свидетельствуют результаты исследования “Малые закупки. Три рубля — не деньги?!”, организованного “Фогсофт” и “Тендеры.ру” при поддержке аналитического центра “Интерфакс ProЗакупки”. В исследовании приняли участие более 50 респондентов, которые поделились своим опытом организации малых закупок – канцелярии, расходных материалов для оргтехники, бытовой химии и т.д.
Анализ результатов показал, что малые закупки нередко составляют более 50% годового объема закупок организаций. При их проведении заказчики, как правило, занимаются поиском поставщика и заключением контракта самостоятельно. Это достаточно сложный и трудоемкий процесс. Около одной четвертой времени тратится на подготовку технического задания, еще одна вторая – на оценку предложений и выбор поставщика, и одна четвертая – на оформление договора. При этом практически никто из заказчиков не регистрирует цены поставщиков с тем, чтобы в дальнейшем при закупке аналогичного товара просто запросить у них цены. Качеством приобретенного товара довольны только около трети заказчиков.
Таким образом, трудозатраты на определение поставщика часто сопоставимы с самой стоимостью закупки – заказчики вручную мониторят рынок, сопоставляя различные предложения и пытаясь определить среднерыночную цену. Большинство участников исследования отмечают, что в их организациях отсутствует методика расчета затрат на проведение закупок малого объема. Однако те, кто пытался подсчитать накладные расходы, говорят, что они доходят до 80-90% от стоимости закупки.
Автоматизация проведения закупок малого объема путем внедрения электронного документооборота, специализированного программного обеспечения позволила бы организациям снизить трудозатраты на приобретение так называемой “мелочевки”, повысить эффективность закупок и минимизировать риски приобретения продукции и услуг низкого качества, делают вывод авторы исследования.
На сегодняшний день системы автоматизации закупок малого объема используются в нескольких российский регионах. Так, организации, подведомственные правительству Москвы, размещают заказы в “Электронном магазине” – подсистеме Единой автоматизированной системы торгов города Москвы (ЕАИСТ). Эта подсистема интегрирована с “Порталом поставщиков”, на котором могут зарегистрироваться компании, желающие поставлять товары или услуги для московских бюджетников.
Недавно 27 учреждениями Департамента образования Москвы была апробирована новая схема взаимодействия при осуществлении закупок малого объема – мини-аукционы. По словам заместителя мэра Москвы в Правительстве Москвы по вопросам экономической политики и имущественно-земельных отношений Натальи Сергуниной, за три месяца образовательными учреждениями было проведено около 1,5 тыс. мини-аукционов на сумму 225 млн руб. По итогам торгов среднее снижение начальных цен составило более 30%, при этом городу удалось сэкономить 70 млн руб.
Школы и детские сады Крыма используют для автоматизации закупок малого объема решение “РТС-маркет”. Благодаря этому региональному бюджету удалось сэкономить около 10% средств. Систему управления закупками малого объема “РТ-Каталог” собирается внедрить и госкорпорация Ростех.
Как сообщили Т94 в компании-разработчике системы «РТ-информ», необходимость автоматизации закупок малого объема вызвана завышением цен на ИТ-продукцию, недоступностью закупок для широкого круга потенциальных поставщиков, а также непрозрачностью процедуры их выбора. С помощью «РТ-каталога» Ростех рассчитывает добиться сокращения сроков проведения закупок малого объема с нескольких недель до нескольких часов при одновременном снижении трудозатрат на их проведение и суммарной стоимости таких контрактов.
По словам нескольких представителей бюджетных организаций, опрошенных Т94, необходимость проводить закупки малого объема путем объявления электронного аукциона не упростила, а усложнила их работу. Единственным критерием выбора поставщика в этом случае является цена, что часто заставляет заказчика тратить деньги на товары, не отвечающие его требованиям по показателю качества. Более того, после того, как организации обязали работать только с поставщиками, зарегистрированными на специальном портале, цена закупки увеличилась в среднем на 15-20% – ведь на нем зарегистрированы в основном не производители товаров, а посредники.
В борьбе за контракт поставщики активно прибегают к возможности обжалования решения заказчика в ФАС. В результате исполнение заказа может быть отложено на неопределенное время. А с учетом того, что закупка малого объема часто предполагает срочное приобретение товаров и услуг, потребность в которых возникла неожиданно, перенос сроков делает ее совершенно бесполезной.
Еще один недостаток электронной формы – невозможность продолжения сотрудничества с проверенными поставщиками из числа малого бизнеса. Многим из них не по карману внести необходимое для участия в аукционе обеспечение, и по этой причине они отказываются от регистрации на “Портале поставщиков”. При этом трудозатраты на проведение закупок малого объема в электронном виде и путем самостоятельного поиска необходимого товара практически одинаковы.
По мнению Илии Димитрова, генерального директора Ассоциации электронных торговых площадок (АЭТП), сложности, о которых говорят представители бюджетных организаций, являются следствием низкой квалификации их сотрудников, отвечающих за закупки. Заказчик может подробно прописать требования к необходимому ему товару или услуге, их качеству и условиям поставки, и таким образом прибрести именно то, что ему необходимо, но на самых выгодных условиях. Сопротивление переводу малых закупок в электронную форму – это всего лишь стремление сохранить привычный порядок работы с поставщиками, уверен эксперт.
“Закупки в электронной форме – это не обязательно аукционы, – говорит Георгий Сухадольский, генеральный директор "Объединения профессиональных специалистов в области государственных, муниципальных и корпоративных закупок". – Как следствие, мнение о том, что автоматизация процесса малых закупок фактически уравнивает их с закупками большого объема, совершенно не верно. Точнее, оно может быть верно именно в том частном случае, когда вместо нормальной автоматизации малых закупок применяются технологии для больших закупок” .
По его словам, одной их задач исследования было подчеркнуть потребность проработки специальных технологий для закупок малого объема. Например, таких как электронные магазины. “Я считаю, что автоматизация малых закупок способна очень сильно упростить жизнь закупщикам. Главное – применять ее не абы как, а адекватно потребностям”, – считает Сухадольский.
“Как показывает практика, электронные аукционы на сумму до 100 тысяч рублей не обеспечивают необходимый уровень конкуренции. Для такого рода закупок действенным механизмом является "магазин малых закупок" или "корпоративный интернет-магазин", – продолжает генеральный директор "Единой электронной торговой площадки" Антон Емельянов. – В этом случае поставщики, минуя возможных посредников и затрачивая меньше ресурсов, могут напрямую предлагать свою продукцию заказчику. То есть поставщику необходимо только загрузить свой прайс-лист в такой магазин и ждать заказа. Для заказчиков такой способ закупки также является более простым и быстрым. И безусловно, проходить такие закупки должны в электронном виде, так как это наиболее эффективный, прозрачный и технологичный формат”.
Генеральный директор "ТЭК-Торг" Дмитрий Сытин считает, что малые закупки необходимо проводить по упрощенным процедурам и для этого хорошо подходит такой инструмент, как интернет – магазин (маркет).
«В интернет–магазине уже присутствуют предложения поставщиков в виде номенклатурного справочника или прайс-листов. Сам процесс закупки выглядит иначе, поскольку заказчик изначально видит существующие предложения. Фактически, заказчик, как и любой покупатель обыкновенного интернет-магазина складывает в свою корзину тот товар и в том количестве, который ему необходим, – рассказал Сытин. – Публикуя процедуру, заказчик рассылает выбранным поставщикам запрос на необходимый товар с определенными критериями – объемом, срокам, временем доставки и др. Поставщики подтверждают наличие необходимого количества товара, цену и/или ее модифицируют, например, предложив скидку за объем или доставку в более ранний срок. Победитель может выбираться автоматически или решением закупочного органа. Выбор может осуществляться как по приведенной цене, так и по цене единичного изделия, или по другим важным для заказчика критериям. Срок осуществления такой закупки от одного до пяти дней».
По словам эксперта, малую закупку в интернет-магазине можно осуществить и у единственного поставщика, отправив запрос только тому контрагенту, опыту и качеству которого доверяет заказчик.
Глава "ТЭК-Торг" считает, что у закупающих организаций уже сейчас есть возможность закупать не просто самый дешевый, но и качественный товар.
«У организаторов закупки всегда есть эта опция. Решение закупочного органа, как правило, принимается не только исходя из цены, но и из требований технической части заявки, – сообщил Сытин. – В Автоматизированном процессе закупки закладывается определенный алгоритм принятия решения. Например, механизм приведенной цены. Если у меня есть 2 товара, с разным сроком эксплуатации, и с разной ценой, то, я использую повышающие или понижающие коэффициенты для вычисления приведенной цены. И за ту же цену, например, покупаю 7, а не 5 единиц товара, но моя потребность будет закрыта согласно заявке с тем же качеством и на необходимый срок. Аукцион проводится по одному параметру, например по цене, но вычисляется она с учетом разницы в других параметрах».
Напомним, что в соответствии с 44-ФЗ, под закупками малого объема понимается приобретение работ, товаров или услуг на сумму, не превышающую 100 тыс. руб. Организации имеют право напрямую, без проведения конкурсных процедур приобретать продукцию или услуги на сумму не более 2 млн руб. в год или не более 5% от совокупного годового объема закупок (СОГЗ) и не более 50 млн руб. Для некоторых организаций, например, тех, основной деятельностью которых является сохранение и популяризация объектов культурного наследия, сумма малой закупки не должна превышать 400 тыс. руб., а годовой объем закупок не должен быть выше 50% от СГОЗ и составлять более 20 млн. руб. По 223-ФЗ к таким закупкам применяется ограничение в 100 тыс. руб., а для организаций с годовой выручкой более чем 5 млрд руб. – 500 тыс. руб.
Автор: Наталья Рудычева