Достичь баланса при работе с поставщиками, развить компетенции сотрудников, а также автоматизировать закупочные процессы возможно с помощью "умных" технологий и сервисов, которые постепенно меняют рынок закупок. Об этом рассказывали спикеры первого дня IX Всероссийской конференции Управление закупками – COMMERZ 2017 "Новые подходы к трансформации закупок: стратегии и инструменты лидеров".
В рамках конференции Электронная торговая площадка Газпромбанка организовала крупную сессию, посвященную повышению конкурентоспособности электронных закупок в среднесрочной перспективе. Сессию модерировал Генеральный директор ЭТП ГПБ Михаил Константинов. Т94 стал информационным партнером мероприятия.
Директор по закупкам SAP СНГ Андрей Полыгаев рассказал о стратегии цифровой трансформации закупок. По словам эксперта, современные технологии позволят анализировать большие данные (big data) из разных источников для предсказания поведения контрагентов и рынков. Они также кардинально изменят способы взаимодействия человека с данными, их представления, обработки и анализа. Например, блокчейн предоставит беспрецедентные возможности для контроля цепочки поставок, обеспечит сохранность данных и радикально снизит стоимость электронной транзакции между продавцом и покупателем. Искусственный интеллект и машинное обучение уже сейчас позволяют создать приложения для управления закупками, которые будут принимать мгновенные, точные решения. Постоянное совершенствование алгоритмов обеспечит непрерывное повышение эффективности рутинных операций закупки.
"Закупки готовы к тому, чтобы стать интеллектуальными и цифровыми", – заявил Андрей Полыгаев. Он отметил, что используя новые технологии, возможно выйти за рамки модели "сокращение цены/соответствие регламентам" и предложить бизнесу новые идеи, повышающие ценность компании в цепочке добавленной стоимости.
"Система цифровых закупок, обогащенная возможностями машинного обучения, трансформирует процесс проведения закупки. Она сможет выбрать правильный тип конкурса, определить, каких поставщиков надо пригласить, и главное, используя big data из бизнес-сетей, сможет указать на сложившиеся на данный момент рыночные цены, тренды и подсказать дополнительные факторы, влияющие на них", – рассказал Андрей Полыгаев.
В качестве примера, эксперт назвал несколько сервисов. Первый – "интеллектуальный соурсинг", который позволяет давать онлайн информацию по ценам. Его цель заключается в сборе, очистке и предварительной обработке данных о ценах с рынка, существующих трендах для рекомендации справедливой цены при проведении закупки. С его помощью можно значительно облегчить работу сотрудников службы закупок, избавив их от необходимости выполнять трудоемкие операции по сбору внешних данных и их ручной обработке. В результате закупщики будут иметь все необходимые данные для проведения эффективных переговоров по цене с поставщиками.
Второй, не менее любопытный сервис, называется "интеллектуальные контракты". Уже сегодня современные системы могут предлагать сформировать контракт из наиболее релевантных текущим трендам и типу закупки условиям контракта (обязательства сторон, условия платежа, условия расторжения и т.д.). Базой для таких рекомендаций являются Big data содержащиеся в бизнес-сетях. Вместе с технологией блокчейн в контрактах могут использоваться функции "доверительного платежа" при получении подтверждения о поставке товара в точку заказа.
"Современные решения по управлению закупками поддерживают большое количество интерфесов для интеграции API, которые расширяют возможности продуктов, размывают границы между решениями/вендорами/поставщиками, снижают стоимость владения информационными системами для заказчиков и обеспечивают экспоненциальный рост возможностей использования", – комментирует Андрей Полыгаев.
По его словам, всем участникам рынка необходимо сегодня использовать максимальное количество цифровых параметров в процессе закупки (не менее 100 аналитик на каждую операцию). Кроме этого, следует определить ключевые области для первоочередного совершенствования – можно самостоятельно, а можно с привлечением консультантов. И, наконец, запускать пилотный проект в выбранной области для адаптации новых технологий и поиска "своего пути".
Также о новых сервисах, но уже конкретно в электронных закупках, рассказал руководитель Управления по работе с клиентами ЭТП ГПБ Тимур Манукян. Он привел пример актуального сервиса анализа рыночной конъюнктуры. Этот инструмент предназначен для закупщика чтобы выявить начальную максимальную цену контракта (НМЦК) на закупку товаров и услуг с помощью анализа рыночных цен. Цены собираются в автоматическом режиме из общедоступных источников (например, zakupki.gov.ru), прайс-листов поставщиков-производителей и т.д. Этот сервис позволяет обеспечивать прозрачность и достаточную доказательную базу при принятии решений о цене закупки при ее публикации на торговой площадке. К ключевым возможностям системы эксперт отнес анализ рыночной цены товаров и услуг на основе различных источников, а также возможность получения актуальных ценовых данных с любых источников в режиме реального времени. Кроме этого, система позволяет применять несколько методик для анализа цен и настраивать интеграцию с системами, создающими потребность в закупках. Есть возможность создавать и настраивать заявку на расчет потребности в товарах и услугах, а также рассчитывать НМЦК на позиции в заявке.
Чтобы воспользоваться системой, нужно открыть сервис анализа рыночной конъюнктуры на электронной площадке в разделе "расчет НМЦК". Далее, необходимо ввести поисковый запрос в системе и выбрать позиции для расчета. После этого – перейти в карточку расчета для просмотра результатов, где будет показана рекомендованная цена, то есть та, на которую стоит ориентироваться при публикации процедуры.
Запуск в компании новых технологий и сервисов возможен только при наличии сработавшихся профессионалов. На примере Отдела закупок Московской биржи, его директор Анна Бузова, рассказала, как создать и развивать эффективную команду. По ее словам, для создания отдела закупок для начала необходимо определиться с ролевыми моделями, рассчитать необходимое количество сотрудников, а уже затем набрать команду, развивать и мотивировать ее. Роли в подразделении должны быть четко распределены, считает эксперт. Важно делегировать полномочия: одни специалисты должны заниматься планированием и анализом, другие – непосредственно закупкой, третьи – контрактованием, четвертые – поставкой и расчетами.
По ее словам, чтобы рассчитать численность подразделения закупок, необходимо рассчитать трудоемкость операционных задач по ролям: собрать статистику обработанных заявок за период – например, за 12 месяцев, выяснить количество рабочих часов в году, экспертно определить трудозатраты по одной заявке или разбить их на категории. Также нужно учесть трудоемкость тактических задач по ролям и проанализировать возможности оптимизации нагрузки и тенденции ее увеличения.
Оптимизировать трудоемкость, по словам Анны Бузовой, можно такими средствами, как планирование и консолидация закупок, унификация номенклатуры, шаблонизация закупочной документации и проектов договоров. Не менее важными в этом процессе можно считать оптимизацию бизнес-процессов (оптимизация цикла согласования, автоматизация и т.д.) и использование электронных торговых площадок.
Также на конференции выступил эксперт рабочей группы по закупкам Экспертного совета при Правительстве РФ, председатель комитета по методологии и контролю за закупочной деятельностью Национальной ассоциации институтов закупок Руслан Хальфин с докладом: Разработка методов и инструментов контроля для решения задач управления функционированием и развитием промышленной компании. Эксперт убедительно показал как работает принцип исключения конфликта интересов на практике. Реализован проект, в контроле за сметной стоимостью в котором применены современные методики основанные на соблюдении принципа исключения конфликта интересов, позволяющие получать серьезный экономический эффект.
Эксперты первого дня конференции пришли к выводу, что эффективный процесс управления закупками возможен сегодня только с внедрением новых технологий в работу профильного отдела.
Для справки:
Конференция "Управление закупками – COMMERZ" не первый год занимает лидирующую позицию в сфере профессиональных форумов в области закупок и снабжения. Мероприятие зарекомендовало себя в качестве лучшей площадки для обмена опытом. Формат конференции включает уникальные исследования, доклады, дискуссии и кейсы.
Автор: Ангелина Жукова.