В 2019 году каждый из восьмидесяти филиалов Ростелекома сам проводил разовые малые закупки на суммы до 500 000 рублей. Это было неэффективно: в среднем на заявку приходилось не более двух-трех предложений от поставщиков, а организация сделки занимала месяц. За три года партнерства с электронной торговой площадкой Газпромбанка (ЭТП ГПБ) количество коммерческих предложений удвоилось, а сроки проведения закупок сократились до 2–3 рабочих дней.
Тест-драйв для поставщиков
В июне 2019 года в Ростелекоме стартовал пилотный проект «электронного магазина» — площадки для малых закупок, которые составляют в компании 3% от общего объема. Его проводили в десяти филиалах, входящих в макрорегион «Юг». Ростелеком на конкурсной основе пригласил нескольких операторов, одним из которых стал Торговый портал ЭТП ГПБ.
Выбирая оператора, в Ростелекоме учитывали пять критериев:
По оценке большинства сотрудников Ростелекома, принимавших участие в тестировании, у ЭТП ГПБ был самый удобный интерфейс и оптимальный набор функций. Не менее важной оказалась готовность к адаптации и доработке площадки под запросы заказчика. Тестирование шло почти 6 месяцев, и в декабре 2019 года Ростелеком сделал выбор в пользу Торгового портала ЭТП ГПБ.
Централизация малых закупок и структурная перестройка
До 2021 года в каждом из филиалов компании работал отдел договорного обеспечения и логистики. Все закупки были однотипными, и у руководства Ростелекома возникла идея объединить их с помощью цифрового решения. Стояла задача оптимизировать расходы на управление малыми закупками и сократить сроки их проведения.
В компании создали Центр компетенций по малым закупкам, провели структурирование таких закупок в масштабе Южного федерального округа и определили пять основных товарных категорий:
● Строительство сетей связи: кабельно-проводниковая продукция, монтажные материалы, телекоммуникационные шкафы, столбы, люки, опоры
● Вспомогательное оборудование: пожарное, газовое и электрооборудование
● Абонентское оборудование и информационные технологии: модемы, роутеры
● Административно-хозяйственная деятельность и коммерческие нужды
● Обеспечение транспорта
За каждой из пяти категорий Ростелеком закрепил своего эксперта. Это помогло более четкое распределить обязанности и сократить трудозатраты.
При подготовке к началу работы на площадке сотрудники ЭТП ГПБ лично присутствовали в офисе Ростелекома, помогали специалистам по закупкам освоить функционал Торгового портала.
Экономия на рутинных процессах
Специалисты площадки прислушиваются к пожеланиям сотрудников Ростелекома и совершенствуют функционал Торгового портала. Одним из первых таких решений стала доработка способа публикации запросов: был создан шаблон ценового запроса, который дополнили базовыми параметрами. Это помогло ускорить заполнение заявок: временные затраты на публикацию закупки теперь не превышают трех минут.
Специалисты ЭТП ГПБ разработали для Ростелекома три персональных отчета: накопительный — по всем закупкам, попозиционный — более детализированный, и отчет по закупке — для внутреннего согласования.
«Теперь заказчик тратит минимум времени на аналитику, потому что формы отчетности полностью совпадают с его бизнес-потребностями», — рассказывает Юлия Божко, руководитель направления поддержки пользователей Торгового портала ЭТП ГПБ.
Все доработки провели в сжатые сроки, отмечают в Ростелекоме. «Скорость, с которой вносятся изменения, это еще один плюс в работе с ЭТП ГПБ, — поясняет Марина Петрухина, директор Центра компетенций по малым закупкам. — В отчетность правки вносим за неделю, доработки интерфейса — в пределах полутора месяцев».
«Четко выстроенное взаимодействие — пример эффективного партнерства. Вовлеченность в процесс, открытость к изменениям и диалогу — вот что, на мой взгляд, характеризует Ростелеком как заказчика. — отмечает Юлия Божко. — Мы ценим, что теперь коллеги из Ростелекома рекомендуют нас другим участникам рынка как площадку для упрощенных закупок. Это приятно, ведь рекомендуешь только тех, в ком уверен».
Результаты внедрения новой системы закупок
Сейчас все малые закупки 80 филиалов Ростелекома обрабатывают 17 сотрудников. За счет централизации и учета закупок до 500 тысяч рублей у компании появилась возможность объединять заявки для перевода в сферу конкурентных закупок.
Срок обработки ценовых запросов благодаря сотрудничеству с ЭТП ГПБ сократился — с 20–30 рабочих дней в среднем до 3 дней, отмечают в Ростелекоме. Таких результатов удалось достичь, потому что уменьшились трудозатраты на поиск поставщиков во внешних источниках и повысилась скорость обработки ценовых запросов.
Среднее количество предложений на один запрос выросло в 2 раза, с 2,3 до 4,6. Растет процент успешных сделок и конкуренция между поставщиками, которая положительно влияет на уровень закупочных цен по каждой товарной категории. При этом сохраняются сжатые сроки проведения закупок.
Через Торговый портал ЭТП ГПБ теперь проходит 84% всех малостоимостных контрактов компании. Исключением становятся продажи в удаленных регионах, на Дальнем Востоке или в Калининграде, где локальные поставщики выигрывают по цене за счет логистики.
Планы по росту откликов и сокращению трудозатрат
ЭТП ГПБ продолжает дорабатывать функционал площадки по запросу Центра компетенций малых закупок. Количество откликов на один ценовой запрос уже увеличилось с 2 до 5,1, в планах — повысить этот показатель до 6.
В 2023 году запланирована разработка функционала прямой и обратной интеграции: результаты проведенной закупки вместе со всем пакетом документов будут автоматически загружаться в карточку договора. Это позволит сократить трудозатраты и снизить риск ошибок.